Fin de mois. Le bureau appelle chaque conducteur de travaux pour connaître l'avancement de ses chantiers. Les pourcentages arrivent par téléphone, par message, parfois sur un bout de papier. Quelqu'un les reporte dans un fichier Excel, recalcule les cumuls, vérifie la retenue de garantie, puis ressaisit le tout dans le logiciel de facturation. Si le maître d'œuvre corrige un poste, on recommence.
La situation de travaux est l'une des tâches administratives les plus répétitives du bâtiment. C'est aussi l'une des plus sensibles : une erreur de cumul, un avenant oublié ou une retenue mal appliquée, et c'est la trésorerie qui en pâtit.
La plupart des guides expliquent comment calculer une situation. Ce guide se concentre sur la façon de la préparer : partir du marché, collecter l'avancement une seule fois, reprendre les situations précédentes, intégrer les ajustements et contrôler avant émission, sans double saisie.
Ce qu'est une situation de travaux
Une situation de travaux est une demande de paiement intermédiaire, établie en cours de chantier, en fonction de l'avancement réel. Elle permet à l'entreprise d'être payée au fil de l'exécution plutôt qu'à la fin, ce qui est indispensable sur des chantiers de plusieurs mois.
Son principe : le cumul. Chaque situation reprend l'ensemble des travaux réalisés depuis le début du chantier, poste par poste, et en déduit le montant déjà facturé dans les situations précédentes. La différence est le montant de la situation du mois.
Ce principe a un avantage : une erreur d'avancement un mois donné se corrige d'elle-même le mois suivant, sans facture rectificative, tant que le cumul reste juste.
Étape 1 — Identifier les données contractuelles
Avant la première situation, rassemblez une fois pour toutes ce que le marché prévoit. Ces données ne changeront qu'avec un avenant.
| Donnée | Où la trouver | Exemple |
|---|---|---|
| Décomposition du prix | Devis signé, DPGF, marché | 6 postes, total 180 000 € HT |
| Taux de TVA | Nature des travaux, statut du client | 20 % (construction neuve) |
| Retenue de garantie | Contrat | 5 %, ou caution bancaire en remplacement |
| Avance ou acompte de démarrage | Contrat | Montant, modalités de remboursement sur les situations |
| Révision ou actualisation des prix | Contrat | Indice de référence, formule, mois de base |
| Périodicité et destinataire | Contrat | Mensuelle, adressée au maître d'œuvre |
| Délais de vérification et de paiement | Contrat, norme de référence éventuelle | Selon le contrat |
| Sous-traitance | Contrat, déclarations | Paiement direct, autoliquidation de la TVA pour le sous-traitant |
| Pénalités, compte prorata | Contrat, CCAP | Modalités de déduction |
Deux points de vigilance :
- Si le marché fait référence à la norme NF P 03-001 (cahier des clauses administratives générales des marchés privés de bâtiment), elle prévoit notamment des situations mensuelles adressées au maître d'œuvre, une proposition de paiement de celui-ci sous 10 jours et un paiement sous 30 jours à compter de la remise de la situation. Si elle n'est pas citée, ce sont les clauses du contrat qui s'appliquent.
- La retenue de garantie n'existe que si le contrat la prévoit. Dans les marchés privés de travaux, la loi du 16 juillet 1971 la plafonne à 5 % et permet de la remplacer par une caution bancaire.
En cas de doute sur une règle, la référence est votre contrat, puis votre conseil ou votre expert-comptable. Les exemples de cet article reposent sur des hypothèses explicites.
Étape 2 — Valider l'avancement
C'est le cœur de la situation, et le principal gisement de double saisie.
Mesurer l'avancement réel, poste par poste
L'avancement se mesure par poste du marché, en quantités réalisées ou en pourcentage, sur ce qui est physiquement fait. Pas au prorata du temps écoulé, ni à partir des dépenses engagées.
- Pour les postes mesurables : mètres carrés de maçonnerie montés, mètres linéaires de fondations coulées.
- Pour les postes forfaitaires : jalons définis à l'avance (installation de chantier : 100 % à la mise en place, par exemple).
Collecter une seule fois
L'avancement saisi par le conducteur de travaux doit servir directement à la situation, sans être recopié par le bureau. Concrètement :
- une fiche d'avancement par chantier, avec les postes du marché déjà renseignés ;
- le conducteur de travaux saisit l'avancement cumulé de chaque poste, depuis le chantier ou le bureau ;
- quelques justificatifs sont joints : photos, métrés, comptes rendus.
Ce même avancement sert aussi au suivi de rentabilité : comparer les coûts réels au budget à avancement comparable, comme nous l'avons détaillé dans notre méthode de suivi de rentabilité chantier. Une seule saisie, deux usages. La fiche d'avancement peut d'ailleurs être collectée en même temps que les heures : voir notre méthode de pointage des heures de chantier.
Étape 3 — Reprendre les situations précédentes
Une situation ne se recalcule jamais de zéro. Elle part de la précédente.
- Le cumul précédent est celui de la dernière situation acceptée, pas forcément celle que vous avez émise. Si le maître d'œuvre a corrigé un poste, c'est sa version qui fait foi pour la suite.
- La numérotation est continue par chantier : situation n° 1, 2, 3…
- Le cumul ne dépasse pas 100 % d'un poste, sauf avenant qui augmente ce poste.
Tenir cet historique dans un fichier par chantier, ou mieux dans un outil qui le conserve automatiquement, évite la reconstruction à chaque mois.
Étape 4 — Traiter les ajustements
Une situation ne se limite pas à l'avancement des postes du marché. Plusieurs ajustements peuvent s'y ajouter.
- Avenants et travaux supplémentaires : ils apparaissent comme lignes distinctes, uniquement une fois signés. Des travaux réalisés sans accord écrit ne doivent pas être glissés dans un poste existant ; ils doivent être régularisés.
- Révision de prix : si le contrat la prévoit, elle s'applique selon la formule et les indices définis. Elle peut être calculée à part et ajoutée à la situation.
- Remboursement d'avance : si une avance a été versée au démarrage, elle se rembourse selon le rythme prévu au contrat, par déduction sur les situations.
- Retenue de garantie : appliquée à chaque situation si elle n'est pas remplacée par une caution.
- Pénalités ou compte prorata : déduits selon les clauses du marché.
- Corrections du maître d'œuvre : intégrées comme nouveau cumul de référence pour la situation suivante.
Exemple chiffré : la situation n° 3
Les hypothèses
Gros œuvre d'une maison individuelle avec garage. Marché de 180 000 € HT, TVA à 20 %, retenue de garantie de 5 % prévue au contrat et calculée, dans cet exemple, sur le montant TTC de chaque situation. Un avenant de 3 200 € HT a été signé pour un muret de clôture, réalisé ce mois-ci. Pas d'avance, pas de révision de prix.
Le détail par poste
| Poste | Montant HT | Avancement cumulé S2 | Cumul S2 | Avancement cumulé S3 | Cumul S3 | Ce mois |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Installation de chantier | 6 000 € | 100 % | 6 000 € | 100 % | 6 000 € | 0 € |
| Terrassement | 22 000 € | 100 % | 22 000 € | 100 % | 22 000 € | 0 € |
| Fondations | 38 000 € | 80 % | 30 400 € | 100 % | 38 000 € | 7 600 € |
| Maçonnerie en élévation | 64 000 € | 15 % | 9 600 € | 55 % | 35 200 € | 25 600 € |
| Dalles et planchers | 42 000 € | 0 % | 0 € | 40 % | 16 800 € | 16 800 € |
| Divers et finitions | 8 000 € | 0 % | 0 € | 0 % | 0 € | 0 € |
| Avenant n° 1 : muret de clôture | 3 200 € | — | — | 100 % | 3 200 € | 3 200 € |
| Total | 183 200 € | 68 000 € | 121 200 € | 53 200 € |
Du montant HT au net à payer
| Montant | |
|---|---|
| Cumul HT à fin de situation n° 3 | 121 200 € |
| − Cumul HT à fin de situation n° 2 | 68 000 € |
| = Montant HT de la situation n° 3 | 53 200 € |
| + TVA 20 % | 10 640 € |
| = Montant TTC | 63 840 € |
| − Retenue de garantie 5 % | 3 192 € |
| = Net à payer | 60 648 € |
Exemple illustratif : montants fictifs. Les modalités de calcul de la retenue, de la TVA et des éventuels remboursements d'avance dépendent de votre contrat et doivent être vérifiées par la personne qui facture dans votre entreprise.
Remarquez que seul l'avancement de trois postes et un avenant ont changé ce mois-ci. Tout le reste vient du marché et de la situation précédente. C'est précisément ce qui peut être repris automatiquement.
Étape 5 — Contrôler avant émission
Avant d'émettre, passez chaque situation au crible. Ces contrôles prennent quelques minutes, et peuvent en grande partie être automatisés.
- Le cumul de chaque poste est-il compris entre l'avancement précédent et 100 % ? Un recul doit être justifié ; un dépassement suppose un avenant.
- Le cumul précédent correspond-il à la dernière situation acceptée, corrections du maître d'œuvre comprises ?
- Les avenants inclus sont-ils tous signés ?
- Le taux de TVA est-il le bon pour ce chantier et ce client ? Pour un sous-traitant, l'autoliquidation s'applique-t-elle ?
- La retenue de garantie est-elle appliquée, ou remplacée par une caution dont la copie est au dossier ?
- Les déductions prévues sont-elles faites : remboursement d'avance, pénalités, compte prorata ?
- La numérotation et les mentions sont-elles correctes : numéro de situation, référence du marché, période ?
- Le destinataire et le format sont-ils les bons : maître d'œuvre, maître d'ouvrage, plateforme de facturation ?
- La production facturée est-elle cohérente avec les coûts engagés sur le chantier ? Un écart important signale souvent un avancement surestimé ou sous-estimé.
Supprimer la double saisie
Dans beaucoup d'entreprises, l'avancement est saisi trois fois : par le conducteur de travaux dans ses notes, par le bureau dans un tableur, puis dans le logiciel de facturation. Le circuit cible est plus court.
| Étape | Aujourd'hui | Circuit cible |
|---|---|---|
| Relevé d'avancement | Appel téléphonique, message | Fiche d'avancement par chantier, postes du marché pré-remplis |
| Calcul de la situation | Tableur reconstruit chaque mois | Calcul automatique à partir du marché et de la situation précédente |
| Contrôles | Relecture visuelle | Contrôles automatiques + relecture |
| Émission | Ressaisie dans le logiciel | Transfert vers l'outil de facturation, sans ressaisie |
| Suivi | Fichier à part | Même données pour la marge et le reporting |
Les mêmes données d'avancement alimentent aussi le reporting mensuel : production réalisée, production non facturée. Voir notre méthode pour préparer son reporting BTP sous Excel sans refaire tous les tableaux.
Et la facture électronique ?
La réforme de la facturation électronique concerne aussi les situations de travaux adressées à des clients professionnels :
- depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ;
- l'obligation d'émettre des factures électroniques s'applique aux grandes entreprises et aux ETI depuis le 1er septembre 2026, et aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Pour les marchés publics, la facturation passe déjà par Chorus Pro. Pour les marchés privés entre professionnels, une situation envoyée en PDF par mail ne suffira plus à terme. Vérifiez dès maintenant que votre outil de facturation sait produire des situations dans le format attendu, avec les cumuls, la retenue de garantie et les références du marché.
Les erreurs les plus fréquentes
- Facturer au prorata du temps plutôt qu'à l'avancement réel.
- Recalculer chaque situation de zéro au lieu de partir de la précédente.
- Reprendre le cumul émis au lieu du cumul accepté par le maître d'œuvre.
- Glisser des travaux non signés dans un poste existant.
- Oublier le remboursement de l'avance ou la retenue de garantie.
- Laisser filer la libération de la retenue à l'issue du délai prévu après réception : c'est de la trésorerie qui dort.
- Ressaisir trois fois l'avancement, avec trois occasions de se tromper.
Par où commencer ?
Si vos situations sont aujourd'hui préparées dans un tableur reconstruit chaque mois, commencez par deux choses :
- Un fichier par chantier qui contient le marché, poste par poste, et l'historique des situations. Il ne se refait plus jamais.
- Une fiche d'avancement pré-remplie avec les postes du marché, que le conducteur de travaux complète directement.
Ces deux éléments suffisent à supprimer l'essentiel de la ressaisie. L'automatisation du calcul et des contrôles vient ensuite.
Et pour savoir si les situations sont vraiment votre priorité, ou si le temps se perd d'abord ailleurs, le diagnostic gratuit vous aide à trancher.
Questions fréquentes
Comment calculer une situation de travaux ?
Calculez le cumul des travaux réalisés poste par poste, ajoutez les avenants signés, déduisez le cumul de la situation précédente. Appliquez ensuite la TVA, la retenue de garantie si le contrat en prévoit une, et les autres ajustements.
Pourquoi raisonner en cumul ?
Le cumul corrige d'un mois sur l'autre une erreur d'avancement sans facture rectificative, et reste cohérent avec le montant total du marché.
La retenue de garantie est-elle obligatoire ?
Non, seulement si le contrat la prévoit. Dans les marchés privés, elle est plafonnée à 5 % et peut être remplacée par une caution bancaire.
Qui valide l'avancement ?
Le conducteur de travaux en interne. Lorsqu'un maître d'œuvre est désigné, il vérifie et peut corriger la situation selon les délais du contrat.
Les situations sont-elles concernées par la facture électronique ?
Oui, pour les clients professionnels. Réception obligatoire depuis le 1er septembre 2026, émission obligatoire pour les PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Combien de temps passent vos situations chaque mois ?
Environ 3 minutes : le diagnostic part de ce qui vous prend le plus de temps, situations et facturation comprises, et vous propose un premier changement concret à tester dès cette semaine.
